Vai trò của công tác phân loại, biên mục và quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào

Trong những năm qua, Thư viện Nguyễn Thúc Hào đã nhận thức và khẳng định chuẩn hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là hết sức quan trọng và cần thiết. Muốn sử dụng được tài nguyên của các cơ quan thông tin - thư viện trong nước cũng như trên thế giới và ngược lại, Thư viện Nguyễn Thúc Hào bắt buộc phải áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ phù hợp với thực tế yêu cầu. Trong đó, việc sử dụng khung phân loại phù hợp là cần thiết nhằm mục đích để thư viện dễ dàng quản lý, sắp xếp tổ chức kho, dễ tìm kiếm, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin, tiến tới hợp tác liên thông thư viện, chia sẻ, liên kết các cơ sở dữ liệu trong phạm vi quốc gia và quốc tế.

Phân loại, biên mục tài liệu là khâu công tác quan trọng trong chu trình hoạt động nghiệp vụ thư viện; giúp cho thư viện kiểm soát thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu thông tin; tổ chức kho tài liệu để phục vụ độc giả; thúc đẩy việc khai thác, trao đổi, liên thông, chia sẻ thông tin giữa các thư viện và hoạt động quản lý, kiểm soát các nguồn tin trong hệ thống mạng nội bộ và mạng Internet.

Với vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu và công tác thông tin thư mục theo quy định về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện; tổ chức, sắp xếp kho tài liệu đảm bảo khoa học và yêu cầu của đơn vị, công tác phân loại, biên mục đã góp phần vào quá trình vận hành và phát triển thư viện ở các mặt cơ bản như sau:

Thứ nhất: Tăng cường khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin: (1) Hệ thống hóa thông tin: Phân loại biên mục giúp tổ chức sách và tài liệu theo một hệ thống khoa học, dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết. (2) Tiết kiệm thời gian: Học sinh, sinh viên và giảng viên có thể nhanh chóng tìm thấy sách hoặc tài liệu cần thiết mà không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm.

Thứ hai: Hỗ trợ công tác giảng dạy và nghiên cứu: (1) Cung cấp nguồn tài liệu phong phú: Công tác bổ sung, cập nhật tài liệu được thực hiện thường xuyên giúp giảng viên và học sinh, sinh viên tiếp cận với nguồn tài liệu đa dạng, phong phú, hỗ trợ đắc lực cho công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu. (2) Nâng cao chất lượng học tập và nghiên cứu: Tài liệu được biên mục cẩn thẩn, khoa học, dễ dàng truy cập, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của các hoạt động học thuật.

Thứ ba: Quản lý tài nguyên thư viện hiệu quả: (1) Theo dõi và kiểm soát tài nguyên: Công tác biên mục giúp thư viện theo dõi số lượng, tình trạng và vị trí của các tài liệu, từ đó quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. (2) Bảo quản đảm bảo và sử dụng lâu dài: Phân loại, biên mục rõ ràng giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng tài liệu, đảm bảo tài liệu được bảo quản và sử dụng trong thời gian dài.

Thứ tư: Tạo điều kiện cho hợp tác và trao đổi thông tin: (1) Chia sẻ tài nguyên: Một hệ thống biên mục chuẩn hóa giúp thư viện dễ dàng chia sẻ và trao đổi tài liệu với thư viện khác, mở rộng nguồn tài nguyên sẵn có cho người dùng. (2) Tích hợp hệ thống thông tin: Các hệ thống thư viện có thể tích hợp và liên kết với nhau thông qua các chuẩn biên mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và trao đổi học thuật.

Thứ năm: Hỗ trợ công tác quản lý và phát triển thư viện: (1) Lập kế hoạch phát triển: Dựa trên dữ liệu biên mục, thư viện số thể phân tích xu hướng sử dụng tài liệu, từ đó lập kế hoạch phát triển và bổ sung tài liệu phù hợp với nhu cầu của người dùng. (2) Công tác biên mục cung cấp dữ liệu chi tiết về hoạt động của thư viện, giúp quản lý đánh giá và cải thiện các dịch vụ một cách kịp thời.

(Cán bộ Thư viện Quân khu 4 tham quan, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm về công tác phân loại, biên mục và xử lý tài liệu tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào)

Hiện tại, công tác phân loại, biên mục của Thư viện Nguyễn Thúc Hào đang thực hiện quy trình xvử lí tài liệu với các bước như sau:

Bước 1: Nhận tài liệu, sau đó sẽ tiến hành phân loại tài liệu. Tài liệu được phân loại theo khung phân loại thập phân Deway ấn bản 23. Người phân loại tài liệu giúp hệ thống hóa và sắp xếp tài liệu theo các tiêu chuẩn nhất định. Điều này giúp người đọc và nhân viên thư viện dễ dàng tìm kiếm và truy cập các tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng.

Bước 2: Đóng dấu, đóng số, dán mã vạch cho từng cuốn tài liệu và ghi vào sổ lưu trữ.

Bước 3: Tài liệu được biên mục trên phần mềm Kipot. Người biên mục tài liệu mô tả chi tiết và chính xác các tài liệu thông qua các tiêu đề, tác giả, chủ đề, và các yếu tố khác. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận các tài liệu thông qua các công cụ tìm kiếm trong thư viện.

Bước 4: Tài liệu được chuyển về các kho, phòng đọc, sắp xếp lên giá và tổ chức phục vụ bạn đọc.

(Cán bộ Thư viện Quân khu 4 tham quan, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm về công tác bố trí, sắp xếp kho tài liệu, phục vụ bạn đọc tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào)