Trao đổi về vai trò của số hóa tài liệu trong việc phát triển Thư viện số tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào

Trong thời đại kỷ nguyên số, khi nguồn tài nguyên thông tin số là huyết mạch, là linh hồn của thư viện số thì công tác số hóa tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng. Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống - thông tin trên giấy thông qua các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số và được lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến.

Trao đổi với NTV Nghệ An, trong chương trình Cuộc sống số hôm nay, thạc sĩ Nguyễn Đức Bình, Giám đốc Thư viện Nguyễn Thúc Hào đã chia sẻ: “Thư viện số giúp cho người học, giảng viên và nhà nghiên cứu tiếp cận thông tin một cách rộng rãi, nhanh chóng, hiệu quả… Hiện nay, Thư viện số của Nhà trường ngày càng có số lượng bạn đọc truy cập, sử dụng tài nguyên số lớn hơn so với thư viện truyền thống. Mặt khác, cuộc sống của giới trẻ ngày nay gắn liền với các thiết bị công nghệ hiện đại, ngay cả việc học tập, nghiên cứu hay giải trí. Do vậy, duy trì, tồn tại và phát triển bạn đọc thời đại số đòi hỏi sự chuyển đổi số của các thư viện là điều cần thiết, cấp bách, và thực tế cho thấy bạn đọc trẻ đã yêu thích và sử dụng các dịch vụ thư viện hiện đại có tính công nghệ cao…”

Có thể khẳng định, Thư viện số - Thư viện trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong ngành Thư viện. Đây là một giai đoạn chuyển đổi từ truyền thống sang công nghệ số. Vậy thư viện số là gì? Vai trò của số hóa tài liệu trong kỉ nguyên 4.0 ra sao?

Thư viện số là thư viện mà ở đó các bộ sưu tập được lưu trữ dưới dạng số (tương phản với các định dạng in, vi dạng, hoặc các phương tiện khác) và có thể truy cập bằng máy tính. Tất cả những tài liệu này được chuyển đổi sang dạng số hóa từ phiên bản bản giấy, tạo ra sự tiện lợi cho người dùng truy cập vào chúng. Nội dung số có thể được lưu trữ cục bộ hoặc truy cập từ xa qua mạng máy tính.

Để hiểu hệ thống thư viện số vận hành như thế nào trước hết chúng ta nhìn vào mô hình khái quát cấu trúc dữ liệu của một hệ thống phần mềm thư viện số hiện đại.

1. Các tệp tin tài liệu: Đây là đối tượng quản lý chính của một hệ thống phần mềm thư viện số. Mỗi một tài liệu có thể là một hoặc nhiều tệp tin nằm trên không gian lưu trữ web của hệ thống máy tính của thư viện và như vậy mỗi tệp tin có địa chỉ web riêng của nó, địa chỉ này chính là đầu mối để liên kết tệp tin trong các siêu dữ liệu đối tượng số. Sử dụng web làm phương tiện xuất bản tài liệu số là cách thức hiệu quả nhất vì tính phổ biến và năng lực web đã hoàn toàn áp đảo các phương thức cá biệt khác.

2. Các biểu ghi thư mục: Tương tự như đối với các tài liệu truyền thống, mỗi tài liệu số cần có một biểu ghi thư mục mô tả làm cơ sở cho việc tìm kiếm qua OPAC và quản lý tài liệu đó. Đối với các hệ thống thư viện số giản đơn biểu ghi thư mục chứa thông tin liên kết trực tiếp tới địa chỉ tệp tin tài liệu số. Ví dụ thông tin địa chỉ tài liệu điện tử được tham chiếu trong trường 856 với tiêu chuẩn MARC21 và DC.Identifier với Dublin Core. Với tham chiếu giản đơn hệ thống thư viện số không cho phép thể hiện tường minh cấu trúc các tài liệu phức tạp kết hợp nhiều tệp tin và các thông tin mô tả như một tạp chí nhiều bài, một bài giảng nhiều thể loại tài liệu kết hợp… ngoài ra còn nhiều những giới hạn về kỹ thuật khác.

3. Các biểu ghi siêu dữ liệu đối tượng số: Lịch sử phát triển thư viện số trên thế giới đã trải qua nhiều dự án với nhiều đề xuất các tiêu chuẩn thư viện số khác nhau mà không được phổ biến rộng rãi cho đến METS (Metadata Encoding and Transmission Standard - tiêu chuẩn mã hóa và trao đổi siêu dữ liệu). METS là tiêu chuẩn để mã hóa siêu dữ liệu mô tả, quản trị, cấu trúc, bản quyền và các dữ liệu cần thiết cho thu thập, bảo trì và cung ứng các nguồn tài nguyên số.

4. Các biểu ghi bạn đọc: Đối tượng phục vụ của thư viện là các bạn đọc, mỗi bạn đọc cần được phân loại và lưu trữ các thông tin cần thiết liên quan đến họ để thư viện có thể thiết lập lên các chính sách truy cập tới tài liệu số, quản lý truy cập.

Vai trò của số hóa tài liệu trong thư viện

Số hóa tài liệu giúp thư viện tăng tính khả dụng và truy cập của tài liệu. Trong thời đại kỷ nguyên công nghệ 4.0, người dùng có thể truy cập vào các tài liệu trực tuyến từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào, chỉ với một thiết bị thông minh có kết nối Internet. Việc số hóa các tài liệu giúp thư viện đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người dùng về truy cập thông tin, đồng thời giảm bớt áp lực về không gian lưu trữ tài liệu bản giấy.

Bên cạnh đó, số hóa tài liệu cũng giúp thư viện tăng cường thêm tính bảo quản của tài liệu. Khi lưu trữ các tài liệu giấy, tài liệu thường bị phai mờ, hư hỏng hoặc mất do tác động của thời gian. Nhưng khi các tài liệu được số hóa, chúng có thể được bảo quản lâu dài và được bảo vệ khỏi các tác động của môi trường bên ngoài.

Một vai trò không thể không nhắc đến, số hóa tài liệu giúp thư viện tăng tính khả dụng và truy cập của tài liệu cho người dùng khi có nhu cầu đọc và tìm kiếm thông tin. Nhờ có thư viện số, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm tên tác giả, từ khóa, chủ đề và thời gian xuất bản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của người dùng trong việc tìm kiếm tài liệu.

Thư viện số, số hóa tài liệu giúp tăng thêm tính khả dụng và truy cập của tài liệu

Cuối cùng, số hóa tài liệu cũng giúp thư viện đóng góp tích cực vào việc bảo tồn và phát triển văn hóa. Số hóa tài liệu là một phương tiện hiệu quả để bảo tồn các tài liệu quý hiếm và lưu trữ lại những thông tin văn hóa quan trọng. Đồng thời, việc số hóa tài liệu cũng giúp thư viện phát triển các dịch vụ mới, bao gồm các dịch vụ mượn sách trực tuyến, cung cấp tài liệu kỹ thuật số cho các trường học và các tổ chức khác.

Thư viện số, thư viện điện tử được Trung tâm Thư viện Nguyễn Thúc Hào đưa vào phục vụ bạn đọc vào năm 2007 qua web tvs.vinhuni.edu.vn (đọc toàn văn, hạn chế về mặt bản quyền) đến năm 2014 thay bằng phần mềm hiện đại KIPOS, KIPOS là một giải pháp phần mềm toàn diện cho việc quản lý tài nguyên số trong thư viện. Với 7 phân hệ chính dựng sẵn, kiến trúc kỹ thuật hiện đại, áp dụng thành công những tiêu chuẩn công nghiệp mới nhất, đây là giải pháp đáp ứng nhu cầu xây dựng thư viện số hiện tại và tương lai của các thư viện Việt Nam. Thiết kế phần mềm vẫn liên tục theo sát những bước tiến quan trọng của đất nước và thế giới để đáp ứng nhu cầu thực tế.