Thế giới đang bước đi trên con đường cách mạng công nghiệp lần thứ tư và chúng ta đang sống trong thời đại 4.0. Đi cùng cuộc cách mạng không chỉ là sự thay đổi lớn mang lại các yếu tố tích cực mà còn là những bước đột phá so với các cuộc cách mạng công nghiệp trước đó. Cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra trên 3 lĩnh vực chính: công nghệ sinh học, kỹ thuật số và vật lý, trong đó, những yếu tố cốt lõi của kỹ thuật số được tác động trực tiếp, còn được gọi là bộ khung của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, đó là: trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT) và Big Data.

        Trong đó, việc tổ chức, quản lý hoạt động thư viện không tránh khỏi những tác động từ cuộc cách mạng số và tự động hoá. Vậy cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 có những tiến bộ công nghệ nào ảnh hưởng đến ngành Thư viện? Thư viện Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi số sẽ phải đối mặt với những thách thức nào? Các Thư viện cơ sơ cần thực hiện những điều kiện gì để đáp ứng yêu cầu thực tiễn?… đó là những câu hỏi lớn đối với ngành Thư viện nói chung và Thư viện Nguyễn Thúc Hào Trường Đại học Vinh nói riêng. Ở bài viết bày, chúng tôi chỉ sơ khai một số nội dung về hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong thư viện. Từ đó, góp phần khẳng định vai trò, tầm quan trọng của CNTT và vận dụng CNTT trong hoạt động của thư viện, đặc biệt là hoạt động thư viện số.

 

        Nếu như trước đây việc ứng dụng CNTT để tự động hóa hoạt động thư viện, hướng đến giải bài toán về nghiệp vụ và lấy nghiệp vụ làm trung tâm thì giai đoạn này với quá trình chuyển đổi số, dữ liệu sẽ là trung tâm cho mọi hoạt động của thư viện, việc ứng dụng CNTT tập trung giải bài toán về khai thác dữ liệu và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ. Như vậy, có thể khẳng định mô hình tập trung, dùng chung hạ tầng, dữ liệu; tích hợp, chia sẻ tài nguyên thông tin sẽ là phương thức chủ đạo trong ứng dụng CNTT cho ngành thư viện Việt Nam trong giai đoạn tới.

        Việc ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng suất hoạt động của thư viện nhờ vào tính hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý; đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ thư viện - thông tin; mở rộng khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và nâng cao vai trò, vị trí của thư viện, những thay đổi hay cải tiến trong thư viện đều phải tính đến nhu cầu và sự thuận lợi cho bạn đọc. Đồng thời đẩy mạnh, hỗ trợ bạn đọc trong việc tiếp cận, sử dụng thông tin và tăng khả năng đáp ứng những nhu cầu khác nhau của từng nhóm đối tượng trong cộng đồng phục vụ.

 

        Ứng dụng CNTT trong thư viện là sử dụng các trang thiết bị hiện đại, các phần mềm ứng dụng hỗ trợ trong công việc hàng ngày như: máy chủ và các máy trạm; máy in, máy fax, máy photo, điện thoại…; hệ thống an ninh thư viện; thiết bị chuyên dụng sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và không thể thiếu là phần mềm quản lý thư viện. Mạng máy tính là một phần quan trọng của tự động hoá giúp phân phối và chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả. Như vậy, nhờ vào khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu quả công việc, CNTT được ứng dụng trong hầu hết mọi hoạt động thư viện như: hoạt động quản lý, văn phòng và nghiệp vụ.

 

 

Hoạt động quản lý: Mạng máy tính đã mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản lý thư viện. Với các máy tính được kết nối với nhau, nguồn thông tin có thể được chia sẻ dễ dàng, trao đổi thông tin giữa người quản lý với nhân viên được diễn ra nhanh chóng và đảm bảo độ chính xác cao. Nhờ vào hệ thống thông tin, các phần mềm ứng dụng, việc quản lý nguồn lực thư viện như cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn lực thông tin được tiện lợi, chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Hoạt động văn phòng: Gồm các chức năng cơ bản như: soạn thảo và xử lý văn bản, lập bảng biểu thống kê, báo cáo, quản lý hồ sơ, văn bản… Sử dụng CNTT trong hoạt động văn phòng giúp quá trình xử lý, lưu trữ, trao đổi thông tin nhanh và chính xác hơn, đồng thời loại bớt các lỗi trùng lặp hoặc các thiếu sót vốn rất dễ xuất hiện trong cách thức hoạt động ghi chép truyền thống.

Hoạt động nghiệp vụ: Gồm tìm kiếm và bổ sung tài liệu (truyền thống và điện tử), xử lý thông tin và đưa ra phục vụ bạn đọc; tiến hành xây dựng các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu thông tin của bạn đọc thư viện. Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể, các thư viện sử dụng hệ thống thông tin tự động hoá từng phần công việc hoặc tự động hoá hoàn toàn thông qua sử dụng phần mềm tư liệu hay phần mềm quản lý thư viện tích hợp.

Những công việc cụ thể ứng dụng CNTT trong hoạt động của thư viện bao gồm: Bổ sung; Biên mục; Quản lý ấn phẩm định kỳ; Quản lý bạn đọc; Bảo quản và lưu trữ tài liệu; Xây dựng sản phẩm và dịch vụ; Mục lục điện tử; Các trang thông tin điện tử thư viện; Dịch vụ lưu hành; Mượn liên thư viện; Dịch vụ truy cập Internet; Dịch vụ hướng dẫn bạn đọc.

 

        Hiện nay, ứng dụng CNTT tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Nguyễn Thúc Hào Trường Đại học Vinh đã đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn về các hoạt động của thư viện. Song song với nguồn học liệu truyền thống gồm 55919 tên sách (đã được quản lý bằng hệ thống phần mềm Kipos), Thư viện Nguyễn Thúc Hào có nguồn tài liệu số lên tới 26246 cuốn, được quản lý bằng phần mềm thư viện chuyên dụng và phục vụ bạn đọc khai thác 24/24. Đồng thời, hiện nay đã kết nối với hệ thống thư viện số dùng chung của 70 trường đại học, cao đẳng trên cả nước.

        Có thể khẳng định: Việc ứng dụng CNTT đã nâng cao năng suất hoạt động của thư viện, mở rộng khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin; nâng cao vai trò, vị trí của thư viện; đẩy mạnh hoạt động hỗ trợ, phục vụ bạn đọc trong việc tiếp cận, sử dụng thông tin… Từ đó, góp phần đắc lực trong công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu, đánh giá, kiểm định chất lượng của Nhà trường (Bài viết có tham khảo một số thông tin của Thư viện Quốc gia Việt Nam)

 

Bài: Hoàng Nga & Thúy Lan