Số hóa tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Nguyễn Thúc Hào

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, thư viện số, thư viện trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong các thư viện trên thế giới. Ở nước ta, các thư viện lớn đang xây dựng hệ thống thư viện số, thư viện trực tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Thư viện số là một nền tảng trực tuyến được xem là thư viện ảo cho phép người dùng truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số như sách, báo, tạp chí, hình ảnh, âm thanh, video, tài liệu lịch sử….Tất cả những tài liệu này được chuyển đổi sang dạng số, điều này sẽ tạo điều kiện cho người dùng có thể truy cập sử dụng dù bất cứ đâu.

(Máy scan Robot 2.0 MDS tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào - Trường ĐHV)

Số hóa tài liệu giúp thư viện tăng tính khả dụng, ngày càng hiện đại hóa và tăng số lượng bạn đọc truy cập, phát huy tối đa nguồn tài liệu hiện có.Trong thời đại kỷ nguyên công nghệ 4.0 người dùng có thể truy cập vào các tài liệu trực tuyến từ bất kỳ nơi đâu và bất kỳ khi nào chỉ với một thiết bị thông minh có kết nối internet. Việc số hóa các tài liệu giúp thư viện đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người dùng về truy cập thông tin, đồng thời giảm bớt áp lực về không gian lưu trữ tài liệu bản giấy.

Bên cạnh đó, số hóa tài liệu cũng giúp thư viện tăng cường tính bảo quản tài liệu. Khi lưu trữ các tài liệu giấy, tài liệu thường bị phai mờ, hư hỏng hoặc mất mát do thời gian. Nhưng khi các tài liệu đó được số hóa thì chúng có thể được bảo quản lâu dài và được bảo vệ khỏi các tác động của môi trường bên ngoài. Một vai trò không thể không nhắc đến việc số hóa tài liệu sẽ giúp thư viện tăng tính khả dụng và truy cập của tài liệu cho người dùng khi có nhu cầu đọc và tìm kiếm thông tin mà không cần đến trực tiếp tại thư viện. Nhờ có thư viện số, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình quan tâm trong thời gian nhanh nhất theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm tên tác giả, từ khóa, chủ đề và thời gian xuất bản. Điều này giúp bạn đọc tiết kiệm được thời gian và nỗ lực của người dùng trong việc tìm kiếm tài liệu.

Số hóa tài liệu cũng giúp cho thư viện trong việc bảo tồn và phát triển; là một phương tiện hiệu quả để bảo tồn các tài liệu quý hiếm, lưu giữ lại những hình ảnh, thông tin văn hóa quan trọng. Đồng thời, việc số hóa tài liệu cũng giúp thư viện phát triển các dịch vụ như mượn/trả sách trực tuyến, cung cấp tài liệu kỹ thuật số cho các trường học và các tổ chức khác. Thư viện số, thư viện điện tử được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên việc áp dụng thư viện số phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến là các trường đại học, các tổ chức giáo dục lớn như Thư viện Quốc gia, Thư viện Trường Đại học Tôn Đức Thắng, trong đó có thư viện Nguyễn Thúc Hào Trường Đại học Vinh.

(Máy scan Robot 2.0 MDS tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào với tốc độ scan 2.500 trang/giờ)

Số hóa tài liệu, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu không chỉ là một hoạt động nghiệp vụ vô cùng cần thiết trong hoạt động thư viện mà còn là một trong những hoạt động nền tảng để thực hiện chuyển đổi số hoạt động thư viện. Do đó, trong những năm qua Trường Đại học Vinh đã đẩy mạnh công tác đầu tư trang thiết bị cho Trung tâm Thông tin - Thư viện Nguyễn Thúc Hào để số hóa tài liệu. Trong đó, nguồn lực đầu tư lớn nhất là máy scan Robot 2.0 MDS với hệ thống số hóa sách tự động, có tốc độ lật giở, tốc độ scan 2.500 trang/giờ. Với công nghệ độc đáo quét qua lăng kính.

(Cán bộ Thư viện Nguyễn Thúc Hào thực hiện scan tài liệu trên máy Robot 2.0 MDS)

Tài liệu bản giấy sau khi được scan qua máy Robot 2.0 sẽ được xử lý số hóa chuyển sang file PDF và biên mục thư viện số chuyển lên hệ thống quản lí tài liệu Kipos của thư viện. Từ đó, bạn đọc có thể truy cập để tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.

Trong quá trình tiến hành số hóa tài liệu, Thư viện Nguyễn Thúc Hào thường xuyên nghiên cứu, tham khảo, trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác để học hỏi, chia sẻ, đúc rút kinh nghiệm và có giải pháp mới để phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác số hóa tài liệu của thư viện.

(Các bước số hóa tài liệu trong thư viện)

Trong quá trình thực hiện số hóa, chỉnh sửa tài liệu là một trong các khâu quan trọng nhằm đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ càng, chính xác, hạn chế những sai sót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa. Vìthời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt… Đặc biệt, trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý.Chỉnh lý tài liệu là tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi và phải được thực hiện tỉ mỉ bởi người có chuyên môn về cách chỉnh sửa phông chữ, xóa các vết như mực do người đọc viết vào hoặc những vết mốc trong khối tài liệu.Khi đưa tài liệu về một cục diện mới đẹp hơn nhưng vẫn phải đảm bảo được một khối tài liệu hoàn chỉnh. Hiện tại, Thư viện Nguyễn Thúc Hào có bộ phận chuyên biệt thực hiện các công đoạn số hóa tài liệu từ khi đang bản giấy cho đến khi hoàn thiện đưa vào phục vụ bạn đọc.

Hiện tại, Thư viện Nguyễn Thúc Hào đang sử dụng phần mềm Abbyy và Adobe Acrobat DC để hỗ trợ xử lý, quản lývăn bản trong các tác vụ như chỉnh sửa, nén và giải nén, chia sẻ văn bản…Văn bản sau khi scan, file PDF và hình ảnh thành dạng văn bản có thể chỉnh sửa trong Microsoft Word, Excel và eBooks. Cùng với đó, phần mềm cũng sẽ bảo lưu vănbản gốc, tránh các chỉnh sửa không mong muốn.Phần mềm có thể bảo vệ hiệu quả các yếu tố trong văn bản như đầu trang và chân trang(Header and Footer), chú thích (footnote), bảng, biểu đồ… Văn bản cũng được mở ra rất nhanh và chất lượng hình ảnh sẽ được tối ưu ở mức cao nhất.

Công nghệ số hóa đang ngày một phát triển mạnh mẽ hơn. Với những công nghệ tiên tiến và sự kết hợp của các thiết bị, phần mềm số hóa chuyên dụng thì việc số hóa không chỉ dừng lại ở việc số hóa tài liệu lưu trữ mà còn mở rộng ra các dịch vụ như số hóa tài liệu, số hóa văn bản, số hóa hình ảnh, số hóa bản đồ GIS, số hóa vật thể 3D…

Hiện nay, Thư viện Nguyễn Thúc Hào đang sử dụng phần mềm Kipos để quản lý thư viện điện tử, thư viện số và phục vụbạn đọc truy cập, tra cứu, khai thác tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu. Đồng thời, có bộ phận thường trực để hướng dẫn, hỗ trợ, xử lý các tình huống trong quá trình bạn đọc sử dụng thư viện.