Hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học ở các trường đại học đã tạo ra một khối lượng tài liệu có giá trị, cùng với các loại hình tài liệu như giáo trình, tài liệu tham khảo, chuyên khảo… được gọi là nguồn học liệu. Nguồn học liệu của mỗi trường ngày càng tăng về số lượng và chuyên sâu về nội dung, phản ánh khá đầy đủ và có hệ thống những thành tựu và tiềm năng khoa học của một trường đại học. Nguồn học liệu quan trọng có nhiều giá trị, phục vụ đắc lực cho việc học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên.

        Trải qua 65 năm xây dựng và phát triển, Trường Đại học Vinh đã có những bước phát triển mạnh mẽ trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, sản sinh ra một khối lượng các công trình nghiên cứu hay còn gọi là nguồn học liệu. Thu thập đầy đủ, kiểm soát và khai thác tốt nguồn học liệu này trở thành nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm Thông tin - Thư viện Nguyễn Thúc Hào, Trường Đại học Vinh trong giai đoạn hiện nay để đáp ứng yêu cầu đào tạo.

1. Tổng quan về nguồn học liệu

        1.1. Vốn tài liệu: Được hiểu là toàn bộ tài liệu thư viện, chỉ gồm các tài liệu với các dạng thức khác nhau mà không có các bộ máy tra cứu, kể cả các cơ sở dữ liệu. Trong khi thực tế ngày nay, với sự phát triển mạnh của công nghệ thông tin, thư viện có thêm các bộ máy tra cứu hiện đại và các cơ sở dữ liệu khác ngoài nguồn tài liệu mà thư viện sở hữu như các tài liệu truy cập trên internet hay các tài liệu chia sẻ từ các cơ quan thông tin, tổ chức liên kết. Đây cũng là một nguồn tin quan trọng nhằm phục vụ tối đa nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin.

        1.2. Nguồn lực thông tin: Đây là một trong những khái niệm mà nội hàm của nó đang tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau trước khi xuất hiện thuật ngữ nguồn học liệu. Theo tác giả Nguyễn Viết Nghĩa, nguồn lực thông tin và vốn tài liệu chính là một và tác giả Lê Văn Viết cho rằng nguồn lực thông tin và vốn tài liệu là tương đồng, chỉ khác nhau ở thành phần, bộ máy tra cứu và nơi lưu trữ, vì chính sách phát triển nguồn lực thông tin “Là việc xác định những nguyên tắc, phạm vi, tiêu chuẩn bổ sung của thư viện nào đó”.

Như vậy, nguồn lực thông tin và vốn tài liệu thư viện không phải là hai thực thể riêng biệt mà là tổ hợp tập hợp các dạng tài liệu, có sự kết nối, kế thừa, hòa nhập và phát triển phù hợp với xu thế phát triển của công nghệ thông tin nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu người dùng tin; nhưng khi nói đến nguồn lực thông tin, người ta nhấn mạnh đến nguồn thông tin được tích lũy trong quá trình phát triển khoa học, được lưu giữ ở các cơ quan thông tin khoa học bao gồm cả bộ máy tra cứu và các cơ sở dữ liệu.

        1.3 Nguồn học liệu: Thuật ngữ nguồn học liệu ra đời thay thế cho thuật ngữ vốn tài liệu và nguồn lực thông tin là một bước tiến mới trong sự phát triển khoa học, mang tính quy mô, tầm vóc hơn. Như vậy, ta có thể hiểu nguồn học liệu là tập hợp các nguồn thông tin thư viện gồm bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu dưới các dạng thức khác nhau như: tài liệu truyền thống (sách, ấn phẩm định kì, tranh, ảnh,…), tài liệu điện tử (băng ghi âm, vi phim, cơ sở dữ liệu, siêu dữ liệu, bản tin điện tử, website,…) và bộ sưu tập có hệ thống các nguồn lực thông tin khác như: các nguồn tin (bộ tra cứu, hệ thống mục lục, thư mục, cổng thông tin tích hợp, ngân hàng dữ liệu), các phần mềm.

2. Thực trạng công tác quản lý nguồn học liệu

        2.1. Công tác phát triển nguồn tin:

- Nguồn tài liệu hiện có trong thư viện thực tế chưa đáp ứng tối đa mọi yêu cầu của người dùng (bạn đọc) khi theo học các ngành trong chương trình đào tạo của nhà trường. Điều đó, xuất phát từ một số nguyên nhân cơ bản sau:

          - Sự bùng nổ thông tin mạnh mẽ trên thế giới, cũng như trong nước với nhiều loại hình tài liệu gây khó khăn trong việc nhận định bổ sung đầy đủ tài liệu - thông tin cho từng lĩnh vực khoa học cụ thể.

- Tài liệu tính theo từng chuyên ngành đào tạo chưa đồng đều, những chuyên ngành đào tạo mới số lượng tài liệu xuất bản, phát hành chưa nhiều nên chưa đáp ứng được nguồn học liệu dẫn đến chưa đáp ứng được yêu cầu của người dạy và người học.

          - Thư viện chưa thường xuyên nhận được sự phối hợp chặt chẽ của các khoa, tổ bộ môn cũng như cá nhân giảng viên, người học trong việc xây dựng, cập nhật, phát triển nguồn học liệu đáp ứng ngày càng cao của các chuyên ngành đào tạo.

          - Số lượng bạn đọc đến sử dụng tài liệu giấy tại thư viện truyền thống ngày càng hạn chế. Điều này, xuất phát từ đặc trưng của thời đại công nghệ mới 4.0, khi công cụ/phương tiện công nghệ thông tin, các phần mềm ứng dụng, các giao diện số/điện tử phát triển mạnh mẽ, thuận tiện, thu hút. Và các trang web, các trang mạng thông tin ngày càng nhiều; công cụ tìm kiếm thuận lợi, nhanh chóng, liên thông; nguồn lực thông tin đa dạng (văn bản, hình ảnh, video)… đáp ứng tức thì nhu cầu tìm kiếm thông tin của bạn đọc nên dẫn đến một bộ phận bạn đọc giảm hứng thú với nguồn học liệu giấy có trong thư viện truyền thống. Bạn đọc chủ yếu khai thác học liệu trên các thư viện số hoặc các trang thông tin trên mạng internet.

        2.2. Công tác xử lý thông tin/tài liệu

          - Công tác biên mục mô tả, phân loại tài liệu, từ khóa, tóm tắt, chú giải hay nhập dữ liệu trải qua nhiều giai đoạn phát triển, có nhiều thay đổi nên chưa có sự thống nhất, đồng bộ trong toàn hệ thống.

          - Các biểu ghi thư mục đã được xây dựng nhưng chưa thường xuyên rà soát, kiểm tra, hiệu đính để đồng bộ trong toàn hệ thống.

3. Các biện pháp quản lý nguồn học liệu

        3.1. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lí nguồn học liệu: Thường xuyên tuyên truyền để đội ngũ cán bộ quản lí, giảng viên, sinh viên nhà trường và cán bộ làm công tác thư viện nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của nguồn học liệu, công tác quản lí nguồn học liệu, quản lí thư viện. Từ đó, đánh giá đúng đắn và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường có chính sách phát triển nguồn học liệu đáp ứng với chiến lược phát triển chung của Nhà trường.

        3.2. Tăng cường tính kế hoạch hoá trong quản lí nguồn học liệu: Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lí nói chung và quản lí nguồn học liệu trong thư viện nói riêng. Dựa vào những tiềm năng vốn có và căn cứ vào kết quả phân tích thực trạng, những thuận lợi, thách thức để xác định rõ mục tiêu, nội dung hoạt động, các biện pháp thực hiện, từ đó kế hoạch hóa công tác quản lí nguồn học liệu, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân nhằm hướng tới mục tiêu chung.

Lập kế hoạch quản lí nguồn học liệu giúp người cán bộ quản lí có cái nhìn tổng thể, toàn diện về các vấn đề nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất,... Từ đó hoạch định được các chiến lược phát triển nguồn tin (gồm nguồn tin truyền thống và điện tử) trong tương lai. Nhìn vào thực tiễn để xây dựng các hệ thống biện pháp và phát triển tốt hơn, đa dạng hơn các loại hình kế hoạch như kế hoạch chiến lược, kế hoạch năm, kế hoạch tháng, kế hoạch quý, kế hoạch tuần,... nhằm đảm bảo sự thành công của kế hoạch.

        3.3. Cải tiến công tác tổ chức quản lí nguồn học liệu: Quản lí nguồn học liệu được xem như là một lĩnh vực quản lí có tổ chức, có nguồn nhân lực, vật lực, tin lực hỗ trợ và tạo điều kiện cho việc thực hiện... Mục đích của biện pháp chính là nhằm hoàn thiện lại bộ máy tổ chức, phát huy tiềm năng, tăng cường hiệu lực và hiệu quả trong quản lí nguồn học liệu cho thư viện để thực hiện tốt mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Cải tiến công tác tổ chức giúp đồng bộ và vững mạnh bộ máy hoạt động, giúp người cán bộ quản lí định hướng và phân công công việc một cách hợp lý. Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho đội ngũ cán bộ thư viện phát huy tinh thần và khả năng làm việc của mình đạt hiệu quả.

        3.4. Tăng cường công tác chỉ đạo quản lí nguồn học liệu: Công tác chỉ đạo giúp cho cán bộ quản lí thư viện nắm bắt tình hình, điều chỉnh kế hoạch kịp thời tránh sai sót trong công tác quản lí nguồn học liệu, tạo ra “cầu nối” giữa lãnh đạo nhà trường - cán bộ quản lí thư viện; cán bộ quản lí thư viện - chuyên viên thư viện. Các cầu nối này sẽ giúp các đối tượng trao đổi thông tin, phản ánh những khó khăn, đề xuất các biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả quản lí nguồn học liệu của thư viện ngày một tốt hơn. Tăng cường công tác chỉ đạo giúp khẳng định thêm tầm quan trọng của việc quản lí nguồn học liệu và theo dõi, giám sát việc thực hiện kế hoạch đối với từng cá nhân, bộ phận.

        3.5. Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, đánh giá quản lí nguồn học liệu: Đây là một trong những chức năng quan trọng trong việc quản lí nguồn học liệu thư viện và phải được thực hiện gần như song song với tiến độ của việc tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin, nhằm đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời, việc này cũng giúp cho việc quản lí nguồn học liệu được diễn ra đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Kết quả của việc kiểm tra, đánh giá sẽ là tư liệu để các nhà quản lí làm căn cứ cho việc lập kế hoạch trong thời gian tiếp theo.

        Trong thời đại công nghệ 4.0 và công cuộc đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo dục Việt Nam hiện nay, nguồn học liệu có vai trò hết sức quan trọng. Việc quản lí, cập nhật, bổ sung nguồn học liệu kịp thời được xem là một nhiệm vụ cấp thiết và góp một phần rất lớn trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường.

 

(Bài: Lê Thị Vân Anh - Thư viện NTH)