Hoạt động đào
tạo và nghiên cứu khoa học ở các trường đại học đã tạo ra một khối lượng tài
liệu có giá trị, cùng với các loại hình tài liệu như giáo trình, tài liệu tham
khảo, chuyên khảo… được gọi là nguồn học liệu. Nguồn học liệu của mỗi trường
ngày càng tăng về số lượng và chuyên sâu về nội dung, phản ánh khá đầy đủ và có
hệ thống những thành tựu và tiềm năng khoa học của một trường đại học. Nguồn
học liệu quan trọng có nhiều giá trị, phục vụ đắc lực cho việc học tập, giảng
dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên.
Trải qua 65 năm
xây dựng và phát triển, Trường Đại học Vinh đã có những bước phát triển mạnh mẽ
trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, sản sinh ra một khối lượng các
công trình nghiên cứu hay còn gọi là nguồn học liệu. Thu thập đầy đủ, kiểm soát
và khai thác tốt nguồn học liệu này trở thành nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm
Thông tin - Thư viện Nguyễn Thúc Hào, Trường Đại học Vinh trong giai đoạn hiện
nay để đáp ứng yêu cầu đào tạo.
1. Tổng quan về nguồn học liệu
1.1. Vốn tài liệu: Được
hiểu là toàn bộ tài liệu thư viện, chỉ gồm các tài liệu với các dạng thức khác
nhau mà không có các bộ máy tra cứu, kể cả các cơ sở dữ liệu. Trong khi thực tế
ngày nay, với sự phát triển mạnh của công nghệ thông tin, thư viện có thêm các
bộ máy tra cứu hiện đại và các cơ sở dữ liệu khác ngoài nguồn tài liệu mà thư
viện sở hữu như các tài liệu truy cập trên internet hay các tài liệu chia sẻ từ
các cơ quan thông tin, tổ chức liên kết. Đây cũng là một nguồn tin quan trọng
nhằm phục vụ tối đa nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin.
1.2. Nguồn lực thông tin: Đây là một
trong những khái niệm mà nội hàm của nó đang tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau
trước khi xuất hiện thuật ngữ nguồn học liệu. Theo tác giả Nguyễn Viết Nghĩa,
nguồn lực thông tin và vốn tài liệu chính là một và tác giả Lê Văn Viết cho
rằng nguồn lực thông tin và vốn tài liệu là tương đồng, chỉ khác nhau ở thành
phần, bộ máy tra cứu và nơi lưu trữ, vì chính sách phát triển nguồn lực thông
tin “Là việc xác định những nguyên tắc,
phạm vi, tiêu chuẩn bổ sung của thư viện nào đó”.
Như vậy, nguồn lực thông tin và vốn
tài liệu thư viện không phải là hai thực thể riêng biệt mà là tổ hợp tập hợp
các dạng tài liệu, có sự kết nối, kế thừa, hòa nhập và phát triển phù hợp với
xu thế phát triển của công nghệ thông tin nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu người
dùng tin; nhưng khi nói đến nguồn lực thông tin, người ta nhấn mạnh đến nguồn
thông tin được tích lũy trong quá trình phát triển khoa học, được lưu giữ ở các
cơ quan thông tin khoa học bao gồm cả bộ máy tra cứu và các cơ sở dữ liệu.
1.3 Nguồn học liệu: Thuật ngữ nguồn
học liệu ra đời thay thế cho thuật ngữ vốn tài liệu và nguồn lực thông tin là
một bước tiến mới trong sự phát triển khoa học, mang tính quy mô, tầm vóc hơn. Như
vậy, ta có thể hiểu nguồn học liệu là tập hợp các nguồn thông tin thư viện gồm
bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu dưới các dạng thức khác nhau như: tài liệu
truyền thống (sách, ấn phẩm định kì, tranh, ảnh,…), tài liệu điện tử (băng ghi
âm, vi phim, cơ sở dữ liệu, siêu dữ liệu, bản tin điện tử, website,…) và bộ sưu
tập có hệ thống các nguồn lực thông tin khác như: các nguồn tin (bộ tra cứu, hệ
thống mục lục, thư mục, cổng thông tin tích hợp, ngân hàng dữ liệu), các phần
mềm.
2. Thực trạng công tác quản lý nguồn
học liệu
2.1.
Công tác phát triển nguồn tin:
- Nguồn tài liệu hiện có trong thư viện thực tế chưa đáp ứng tối đa mọi yêu cầu của
người dùng (bạn đọc) khi theo học các ngành trong chương trình đào tạo của nhà
trường. Điều đó, xuất phát từ một số nguyên nhân cơ bản sau:
- Sự bùng nổ thông tin mạnh mẽ trên
thế giới, cũng như trong nước với nhiều loại hình tài liệu gây khó khăn trong
việc nhận định bổ sung đầy đủ tài liệu - thông tin cho từng lĩnh vực khoa học
cụ thể.
- Tài liệu tính theo từng chuyên ngành
đào tạo chưa đồng đều, những chuyên ngành đào tạo mới số lượng tài liệu xuất
bản, phát hành chưa nhiều nên chưa đáp ứng được nguồn học liệu dẫn đến chưa đáp
ứng được yêu cầu của người dạy và người học.
- Thư viện chưa thường xuyên nhận được
sự phối hợp chặt chẽ của các khoa, tổ bộ môn cũng như cá nhân giảng viên, người
học trong việc xây dựng, cập nhật, phát triển nguồn học liệu đáp ứng ngày càng
cao của các chuyên ngành đào tạo.
- Số lượng bạn đọc đến sử dụng tài
liệu giấy tại thư viện truyền thống ngày càng hạn chế. Điều này, xuất phát từ
đặc trưng của thời đại công nghệ mới 4.0, khi công cụ/phương tiện công nghệ
thông tin, các phần mềm ứng dụng, các giao diện số/điện tử phát triển mạnh mẽ,
thuận tiện, thu hút. Và các trang web, các trang mạng thông tin ngày càng
nhiều; công cụ tìm kiếm thuận lợi, nhanh chóng, liên thông; nguồn lực thông tin
đa dạng (văn bản, hình ảnh, video)… đáp ứng tức thì nhu cầu tìm kiếm thông tin
của bạn đọc nên dẫn đến một bộ phận bạn đọc giảm hứng thú với nguồn học liệu
giấy có trong thư viện truyền thống. Bạn đọc chủ yếu khai thác học liệu trên các
thư viện số hoặc các trang thông tin trên mạng internet.
2.2.
Công tác xử lý thông tin/tài liệu
- Công tác biên mục mô tả, phân loại
tài liệu, từ khóa, tóm tắt, chú giải hay nhập dữ liệu trải qua nhiều giai đoạn
phát triển, có nhiều thay đổi nên chưa có sự thống nhất, đồng bộ trong toàn hệ
thống.
- Các
biểu ghi thư mục đã được xây dựng nhưng chưa thường xuyên rà soát, kiểm tra,
hiệu đính để đồng bộ trong toàn hệ thống.
3. Các biện pháp quản lý nguồn học liệu
3.1.
Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lí nguồn học liệu: Thường xuyên tuyên truyền để đội
ngũ cán bộ quản lí, giảng viên, sinh viên nhà trường và cán bộ làm công tác thư
viện nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của nguồn học liệu, công tác quản lí
nguồn học liệu, quản lí thư viện. Từ đó, đánh giá đúng đắn và tham mưu cho lãnh
đạo nhà trường có chính sách phát triển nguồn học liệu đáp ứng với chiến lược
phát triển chung của Nhà trường.
3.2.
Tăng cường tính kế hoạch hoá trong quản lí nguồn học liệu: Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên
giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lí nói chung và quản lí nguồn học liệu trong
thư viện nói riêng. Dựa vào những tiềm năng vốn có và căn cứ vào kết quả phân
tích thực trạng, những thuận lợi, thách thức để xác định rõ mục tiêu, nội dung
hoạt động, các biện pháp thực hiện, từ đó kế hoạch hóa công tác quản lí nguồn
học liệu, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ
phận, cá nhân nhằm hướng tới mục tiêu chung.
Lập kế hoạch quản lí nguồn học liệu giúp người cán bộ quản lí có cái nhìn tổng thể, toàn
diện về các vấn đề nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất,... Từ đó hoạch định được
các chiến lược phát triển nguồn tin (gồm nguồn tin truyền thống và điện tử)
trong tương lai. Nhìn vào thực tiễn để xây dựng các hệ thống biện pháp và phát
triển tốt hơn, đa dạng hơn các loại hình kế hoạch như kế hoạch chiến lược, kế
hoạch năm, kế hoạch tháng, kế hoạch quý, kế hoạch tuần,... nhằm đảm bảo sự
thành công của kế hoạch.
3.3. Cải tiến công tác tổ chức quản lí nguồn học liệu: Quản lí nguồn học liệu được xem như là một lĩnh vực quản lí có tổ chức, có
nguồn nhân lực, vật lực, tin lực hỗ trợ và tạo điều kiện cho việc thực hiện...
Mục đích của biện pháp chính là nhằm hoàn thiện lại bộ máy tổ chức, phát huy
tiềm năng, tăng cường hiệu lực và hiệu quả trong quản lí nguồn học liệu cho thư viện để thực hiện tốt mục tiêu, kế hoạch đã đề
ra. Cải tiến công tác tổ chức giúp
đồng bộ và vững mạnh bộ máy hoạt động, giúp người cán bộ quản lí định hướng và
phân công công việc một cách hợp lý. Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho đội
ngũ cán bộ thư viện phát huy tinh thần và khả năng làm việc của mình đạt hiệu
quả.
3.4. Tăng cường công tác chỉ đạo quản lí nguồn học liệu: Công tác chỉ đạo giúp cho cán bộ quản lí thư viện nắm bắt
tình hình, điều chỉnh kế hoạch kịp thời tránh sai sót trong công tác quản lí nguồn học liệu, tạo ra “cầu nối” giữa lãnh đạo nhà
trường - cán bộ quản lí thư viện; cán bộ quản lí thư viện - chuyên viên thư
viện. Các cầu nối này
sẽ giúp các đối tượng trao đổi thông tin, phản ánh những khó khăn, đề xuất các
biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả quản lí nguồn học liệu của thư viện ngày một tốt
hơn. Tăng cường công tác chỉ đạo giúp khẳng định thêm tầm quan trọng của việc
quản lí nguồn học liệu và theo dõi, giám
sát việc thực hiện kế hoạch đối với từng cá nhân, bộ phận.
3.5. Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, đánh giá quản lí
nguồn học liệu: Đây là một trong những chức năng quan trọng trong việc quản lí nguồn
học liệu thư viện và phải được thực hiện gần như
song song với tiến độ của việc tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin, nhằm
đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời, việc này cũng giúp cho việc
quản lí nguồn học liệu được diễn ra đúng
hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Kết quả của việc kiểm tra, đánh giá sẽ là tư
liệu để các nhà quản lí làm căn cứ cho việc lập kế hoạch trong thời gian tiếp theo.
Trong thời đại công nghệ 4.0 và công cuộc đổi mới căn bản,
toàn diện nền giáo dục Việt Nam hiện nay, nguồn học liệu có vai trò hết sức quan trọng. Việc quản lí, cập nhật, bổ
sung nguồn học liệu kịp thời được xem là một nhiệm vụ cấp thiết và góp một phần
rất lớn trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà
trường.
(Bài: Lê Thị Vân Anh - Thư viện NTH)