Thư
viện số được xem là một phần mềm thư viện ảo, nơi chứa các bộ sưu tập với
nhiều định dạng số khác nhau như văn bản, tài liệu, video, âm thanh, … Chúng được
lưu trữ, sắp xếp khoa học để người dùng dễ dàng sử dụng mọi lúc mọi nơi. Thư viện
số tổ chức cung cấp tài nguyên thông tin, bao gồm cả các nhân viên để hướng dẫn
truy cập, tạo lập, phân phối, đảm bảo tính toàn vẹn, ổn định lâu dài theo thời
gian của các bộ sưu tập số. Thư viện số cho phép người dùng tin truy cập bằng
máy tính ở bất cứ nơi nào có mạng internet và nội dung số có thể được lưu trữ cục
bộ hoặc truy cập từ xa qua máy vi tính.
KIPOS - Knowledge
Information Portal Solution là dự án phát triển phần mềm lớn nhất của Công ty
Hiện Đại cho lĩnh vực quản lý thông tin tư liệu và thư viện. KIPOS được xây dựng
để trở thành một giải pháp tổng thể tích hợp hoàn chỉnh, hỗ trợ tối đa công tác
quản lý mọi dạng thông tin tư liệu từ truyền thống tới tài liệu số và xuất bản
điện tử của thư viện bằng công nghệ và kỹ thuật mới nhất.
Hiện
nay, có nhiều ứng dụng phần mềm giúp cho thư viện hoạt động đáp ứng yêu cầu
công cuộc cách mạng 4.0. Trong đó, phần mềm Kipos là một giải pháp toàn diện
cho việc quản lý tài nguyên số trong thư viện. Kipos, với các phân hệ chính dựng
sẵn, kiến trúc kỹ thuật hiện đại, áp dụng thành công với những tiêu chuẩn công
nghiệp mới nhất, tân tiến nhất, đây chính là giải pháp đáp ứng được nhu cầu xây
dựng thư viện số hiện tại và tương lai của các thư viện trong đó có Thư viện
Nguyễn Thúc Hào của Trường Đại học Vinh.
Kipos
giúp cho thư viện quản lý và khai thác các nguồn tài nguyên truyền thống một
cách hiệu quả, nhanh chóng và dễ dàng hơn. Phần mềm Kipos cung cấp nhiều tính
năng trong một giải pháp tích hợp, góp phần hỗ trợ đắc lực trong tự động hóa
tài liệu số của thư viện. Trong đó có Kipos.Digital là phần mềm quản lý các bộ
sưu tập số với các module chính gồm: Quản lý kho tư liệu số, biên mục đối tượng
số sau khi được số hóa, tra cứu mục lục tài liệu số, tra cứu toàn văn, trình diễn
tài liệu số, quản lý lưu thông tài liệu số.
Quản
lý kho tài liệu số: Tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào kho tư
liệu số là tập hợp các không gian lưu trữ, trong đó các tệp tin tài liệu số được
lưu trữ và có một đỉa chỉ web duy nhất cho mỗi tệp tin và thư mục. Phần mềm
kipos sẽ cũng cấp nhiều phương thức và giao diện cho phép thư viện quản lý và cập
nhật các tệp tin một cách dễ dàng hiệu quả nhật.
Kipos
cho phép thư viện tải lên/xuống các thư mục tệp tin mà không giới hạn về số lượng;
cho phép cán bộ thư viện chuyên trách duyệt, xem, sửa xóa, sao chép và dán các
thư mục tệp tin trong kho tư liệu số trên giao diện thân thiện tương tự như duyệt
thư mực tệp tin trên Windows Explorer. Kipos cung cấp khả năng cập nhật nội
dung các tệp tin thông dụng một cách dễ dàng thông qua việc tự động tải về và mở
bằng chương trình soạn thảo tương ứng, tự động tải lên và ghi lại những thay đổi
mà cán bộ mới cập nhật.
Ánh
xạ địa chỉ vật lý và địa chỉ web (URL) của các tệp tin, cho phép người dùng có
thể mở xem tệp tin của tài liệu bằng trình duyệt dễ dàng, nhanh chóng. Kipos
cho phép thư viện quản lý không chỉ các tệp tin tài liệu số mà bao gồm mọi tệp
tin chia sẻ trong hệ thống như hình ảnh đại diện, các tệp dữ liệu và các cấu
hình khác nhau. Không chỉ vậy, kipos còn tích hợp các phương thức bảo mật, sao
lưu dự phòng của hệ điều hành máy chủ, đảm bảo tính an toàn cho các tệp tin tài
liệu số và dễ dàng khôi phục dữ kiệu khi có sự cố xảy ra
Biên
tập tài liệu số: Trong quá trình biên tập tài liệu số, phần
mềm Kipos tuân thủ hoàn toàn tiêu chuẩn Marc cho siêu dữ liệu mô tả, sử dụng
chung dữ liệu thư mục với hệ thống tự động hóa thư viện. Cho phép hệ thống tối
ưu về mặt lưu trữ và quy tình xử lý dữ liệu của các cán bộ thư viện. Với giao
diện thân thiện, dễ sử dụng với nhiều tiện ích hỗ trợ người dùng như kéo thả…
cho phép cán bộ thư viện dễ dàng hơn trong việc xây dựng các tài liệu số có
tính chất phức tạp. Tự động tạo các ảnh đại diện cho các tệp tin nguồn có định
dạng khả thi như: jpg, png… mỗi tệp tin chỉ thực hiện tạo ảnh đại diện một lần,
tối ưu việc xử lý dữ liệu, đồng thời phần mềm cũng đáp ứng việc xây dựng mọi dạng
tài liệu số phổ biến hiện nay như sách, luận văn, tạp chí…. Đối với các yêu cầu
đặc biệt Kipos có thể bổ sung các tính năng một cách nhanh chóng, tạo điều kiện
thuận lợi cho cán bộ thư viện và bạn đọc khi tiếp cận. Khi biên mục tài liệu số,
Kipos có thể xử lý tự động để hỗ trợ các cán bộ biên tập tạo lập và đánh số
nhanh nhất: danh sách các tệp tin nguồn, danh sách chương, trang theo quy tắc số
thập phân, số la mã… Kipos dễ dàng liên lết với các biểu ghi thư mục từ cơ sở dữ
liệu thư mục thông qua việc tìm kiếm, sao chép và dán liên kết. Một biểu ghi
Mets có thể liên kết tới nhiều biểu ghi thư mục đóng vai trò là siêu dữ liệu mô
tả.
Tra cứu tài liệu số: Tại Thư viện Nguyễn Thúc Hào, phần mềm Kipos cung cấp 2 giao diện để cán
bộ thư viện và bạn đọc có thể tra cứu tài liệu số một cách thuận tiện, nhanh
chóng. Cung cấp nhiều tính năng tìm kiếm như: tìm lướt, tìm từ khóa, tìm kiếm
nâng cao… sử dụng các toán tử logic, toán tử so sánh… đồng thời hỗ trợ xây dựng
các biểu thức tìm kiếm với số lượng điều kiện kết hợp không giới hạn, cho phép
sử dụng các kí tự thay thế, thỏa mãn mọi yêu cầu tìm kiếm của bạn đọc khi sử
dụng thư viện. Với tốc độ tìm kiếm tài liệu số một cách nhanh chóng, chính xác
thỏa mãn mọi yêu cầu tìm tin của bạn đọc với cơ sở dữ liệu lớn lên đến hàng
nghìn biểu ghi có trong thư viện. Cung cấp đầy đủ thông tin và giúp cho sự
tương tác giữa bạn đọc với thư viện đạt hiệu quả cao nhất về thông tin của bạn
đọc, tình trạng sử dụng tài liệu, quy trình mượn trả của bạn đọc…
Quản lý lưu thông tài
liệu số: Phần mềm Kipos giúp cho thư viện quản
lý được hồ sơ bạn đọc, tình trạng mượn tài liệu, truy cập tài liệu của bạn đọc
khi sử dụng thư viện. Đồng thời, hệ thống sẽ tự động thông báo đến bạn đọc khi
sử dụng tài liệu quá hạn. Đối với bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu số thì sẽ
được cấp một tài khoản để sử dụng, có thể truy cập vào tài liệu số của thư viện
mọi lúc mọi nơi một cách thuận tiện, nhanh chóng nhất mà không cần đến thư
viện.
KIPOS
là một giải pháp phần mềm toàn diện cho việc quản lý tài nguyên số trong thư viện.
Đây là giải pháp đáp ứng nhu cầu xây dựng thư viện số hiện tại và tương lai của
các thư viện Việt Nam nói chung và Thư viện Nguyễn Thúc Hào của Trường Đại học
Vinh nói riêng. Trong quá trình vận hành, sử dụng phần mềm kipos, Thư viện Nguyễn
Thúc Hào thường xuyên phối hợp với các bên liên quan để bảo trì và từng bước
nâng cấp phần mềm kipos để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng, quản lý và đáp ứng
được nhu cầu tìm tin, sử dụng tin của bạn đọc.
(Bài: Lưu Vân Anh & Hồ Oanh - Thư viện NTH)