Quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch vừa ban hành Thông tư số 18/2014/TT-BVHTTDL ngày 08 tháng 12 năm 2014quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện. Nội dung cụ thể như sau:

 Về xây dựng vốn tài liệu: Xây dựng vốn tài liệu nhằm tạo lập, tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thôngtin của thư viện đáp ứng nhu cầu đa dạng và luôn thay đổi của người sử dụng. Xây dựng vốn tài liệu bao gồm mộtsố nội dung chính sau đây: Xác định chính sách phát triển vốn tài liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượngngười sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ; Tổ chức thu thập tài liệu bằng các hình thức khác nhau (muatại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành hoặc các tổ chức, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh, xuấtnhập khẩu sách, báo theo quy định của pháp luật, nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm của cơ quan, tổchức có thẩm quyền; Tự chuyển dạng tài liệu theo quy định của pháp luật; mua quyền truy cập cơ sở dữ liệu, tàiliệu điện tử; Liên thông tài liệu giữa các thư viện trong nước; Mượn, trao đổi tài liệu với các tổ chức, cá nhân trongnước, trao đổi tài liệu với thư viện, cơ quan, tổ chức nước ngoài, tài liệu do tổ chức, cá nhân chuyển giao, hiếntặng); Thực hiện thanh lọc tài liệu.Việc xây dựng vốn tài liệu thư viện phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quymô, loại hình thư viện và nhu cầu của đối tượng người sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ.

Về xử lý tài liệu: Tài liệu bổ sung vào thư viện được xử lý theo quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thư viện để phục vụcho việc quản lý, tra cứu và sử dụng. Xử lý tài liệu bao gồm: Xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung. Việcxử lý tài liệu phải tuân thủ theo các quy tắc, quy chuẩn của nghiệp vụ thư viện; tận dụng kết quả xử lý nội dung tàiliệu của các thư viện lớn, đầu ngành để đảm bảo tính chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời gian, công sức và kinhphí của thư viện.
Về tổ chức bộ máy tra cứu: Bộ máy tra cứu của thư viện giúp người sử dụng tra cứu, tìm thông tin, tài liệu có ởtrong hoặc ngoài thư viện. Bộ máy tra cứu bao gồm một số hình thức chủ yếu như: hệ thống tra cứu mục lục truyềnthống; hệ thống tra cứu điện tử và kho tài liệu tra cứu. Bộ máy tra cứu phải được tổ chức khoa học, chính xác,thống nhất, phản ánh đầy đủ các tài liệu có trong thư viện, cập nhật kịp thời các tài liệu mới bổ sung vào thư viện;tiếp cận được với nguồn thông tin, tài liệu bên ngoài thư viện đồng thời dễ tra cứu đối với người sử dụng.
Về tổ chức tài liệu: Tổ chức tài liệu để xác định vị trí của tài liệu trong thư viện giúp cho công tác quản lý, bảo quảnvà phục vụ người sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng. Các hình thức tổ chức tài liệu trong thư viện gồm: tài liệugiấy, tài liệu số và tài liệu đa phương tiện. Việc tổ chức tài liệu trong thư viện phải đảm bảo tính khoa học, phù hợpvới quy mô, loại hình, nội dung vốn tài liệu, mục đích và đối tượng sử dụng; bảo đảm thuận lợi cho việc phục vụngười sử dụng và bảo quản, giữ gìn an toàn cho tài liệu.

Về bảo quản tài liệu: Thực hiện việc bảo quản tài liệu để có thể sử dụng được lâu dài, góp phần tiết kiệm ngân sáchnhà nước. Các hình thức bảo quản tài liệu giấy trong thư viện bao gồm: tổ chức, sắp xếp tài liệu khoa học, tuân thủcác tiêu chuẩn kỹ thuật và môi trường; gia cố, đóng bìa; làm vệ sinh, khử nấm mốc; phục chế kịp thời các tài liệu hưhỏng trong quá trình sử dụng; chuyển dạng tài liệu quý hiếm. Việc bảo quản tài liệu phải được thực hiện với mọi tàiliệu khi đưa ra phục vụ cũng như lưu trữ trong thư viện và phải tuân thủ quy trình, nguyên tắc, tiêu chuẩn, yêu cầukỹ thuật và phù hợp với từng loại hình tài liệu; việc chuyển dạng tài liệu theo phương thức số hóa phải đảm bảotính tương thích về mặt công nghệ trong tương lai cho định dạng dữ liệu được dùng để số hóa.

Về kiểm kê, thanh lọc tài liệu: Kiểm kê tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng vốn tài liệu của thư viện trong một giaiđoạn, từ đó đề ra các biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện; kiểm kê tài liệu được thực hiệnđối với tất cả các kho tài liệu được tổ chức trong thư viện; kiểm kê tài liệu phải được thực hiện thường xuyên địnhkỳ, gắn với công tác thanh lọc tài liệu trong thư viện; việc kiểm kê đột xuất được thực hiện trong các trường hợpthay đổi viên chức phụ trách kho tài liệu hoặc khi có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc khi có yêu cầu của đơn vị trực tiếpquản lý thư viện. Thanh lọc tài liệu nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu, tiết kiệm chi phí cho công tác tổ chứckho và bảo quản tài liệu, góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ người sử dụng, tiết kiệm ngân sách nhànước. Việc thanh lọc tài liệu thực hiện theo quy định tại Thông tư số 21/2012/BVHTTDL ngày 28 tháng 12 năm2012 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; việc thanh lọc phải được thực hiện thường xuyên, theo địnhkỳ và được tiến hành đối với các kho tài liệu được tổ chức trong thư viện.

Về tổ chức dịch vụ thư viện: Đây là một trong những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ quan trọng nhất của thưviện, nhằm cung cấp thông tin, tri thức đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của người sửdụng. Dịch vụ thư viện được tổ chức theo phương thức dịch vụ thư viện truyền thống hoặc dịch vụ thư điện tử, baogồm: dịch vụ cung cấp thông tin, tài liệu; dịch vụ hỗ trợ việc học tập ngoài nhà trường; dịch vụ văn hóa và giải trí;dịch vụ truy cập máy tính công cộng; dịch vụ tư vấn, hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện và một số dịch vụ hỗtrợ. Việc tổ chức dịch vụ thư viện phải phù hợp, đáp ứng nhu cầu của đối tượng sử dụng mà thư viện có tráchnhiệm phục vụ; bảo đảm việc tiếp cận bình đẳng, thuận lợi và dễ dàng cho người sử dụng.
Về biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện: Biên soạn ấn phẩm  thông tin thư viện nhằm phổ biến, quảng bá, giớithiệu vốn tài liệu thư viện; tài liệu mới xuất bản, bổ sung vào thư viện; đồng thời cũng chỉ chỗ nguồn tài liệu, giúpngười sử dụng tiếp cận được tài liệu phù hợp với nhu cầu. Ấn phẩm thông tin thư viện được biên soạn dưới dạnggiấy, điện tử, bao gồm một số loại hình chủ yếu như: thông tin thư mục, thông tin chọn lọc, chuyên đề có tóm tắtnội dung tài liệu và một số loại hình khác. Việc biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện phải kịp thời, thường xuyên;phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng loại hình thư viện và đối tượng người sử dụng mà thư viện có tráchnhiệm phục vụ.

Về hoạt động truyền thông, vận động: Hoạt động truyền thông, vận động của thư viện nhằm thu hút người sử dụngtới thư viện, sử dụng dịch vụ thư viện, bao gồm một số hình thức chủ yếu sau: trưng bày, triển lãm giới thiệu sáchmới, chuyên đề; tổ chức các sự kiện văn hóa tại thư viện; tổ chức lấy ý kiến đánh giá của công chúng; xây dựngmạng lưới tổ chức, cá nhân có liên quan để phát triển hoạt động thư viện. Hoạt động truyền thông, vận động củathư viện phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi, đối tượng phục vụ của thư viện và tuân thủ các quy địnhcủa pháp luật có liên quan